Pflegegrad beantragen: der ganze Weg bis zum Bescheid

Warum der Tag des Antrags wichtiger ist als alles andere

Die meisten Familien beginnen an derselben Stelle: Es ist etwas passiert. Ein Sturz, eine Diagnose, ein Krankenhausaufenthalt, oder es war einfach ein langsames Jahr, in dem immer mehr Dinge nicht mehr allein gingen. Und dann kommt die Frage, wo man eigentlich anfängt.

Die Antwort ist unspektakulär: mit einem Telefonat. Der Antrag auf einen Pflegegrad ist formlos. Es gibt kein Amt, bei dem Sie persönlich erscheinen müssen, keine Unterlagen, die vorher zusammengesucht werden müssen, und kein Formular, das vorab ausgefüllt wird. Es genügt, wenn bei der Pflegekasse ankommt, dass Sie Leistungen aus der Pflegeversicherung beantragen.

Warum das so früh passieren sollte, hat einen einfachen Grund: Leistungen werden ab dem Monat gezahlt, in dem der Antrag eingeht. Nicht ab dem Tag der Begutachtung und nicht ab dem Tag des Bescheids. Wer im Mai anruft und im August einen Pflegegrad 3 bewilligt bekommt, erhält die Monate Mai, Juni und Juli nachgezahlt. Wer dagegen zwei Monate wartet, weil er erst “alles sortieren” will, verschenkt diese zwei Monate endgültig. Rückwirkend vor den Antragseingang zahlt die Pflegekasse nicht.

Deshalb lautet die wichtigste Empfehlung dieser Seite: Stellen Sie den Antrag heute. Alles andere, die Unterlagen, die Vorbereitung, die Frage nach dem richtigen Pflegegrad, hat danach noch Wochen Zeit.

Wer einen Pflegegrad beantragen kann

Antragsberechtigt ist die pflegebedürftige Person selbst. Sie muss in der gesetzlichen oder privaten Pflegeversicherung versichert sein, was in Deutschland praktisch bei jedem der Fall ist, denn die Pflegeversicherung ist an die Krankenversicherung gekoppelt.

Eine zweite Voraussetzung wird oft übersehen: Die Vorversicherungszeit. Die Leistungen gibt es, wenn in den letzten zehn Jahren vor dem Antrag mindestens zwei Jahre Versicherungszeit in der Pflegeversicherung liegen. Bei Menschen, die ihr Leben lang in Deutschland versichert waren, ist das nie ein Thema. Relevant wird es nur bei einem Zuzug aus dem Ausland.

Angehörige können den Antrag stellen, wenn eine Vollmacht vorliegt oder eine rechtliche Betreuung mit dem Aufgabenkreis Gesundheitssorge besteht. Ohne eine der beiden Grundlagen braucht die Kasse das Einverständnis der betroffenen Person. In der Praxis reicht es meist, wenn sie den Antrag mit unterschreibt oder beim Telefonat bestätigt, dass sie damit einverstanden ist. Das ist keine Formalie: Ein Mensch kann nicht gegen seinen Willen begutachtet werden.

Zuständig ist immer die Pflegekasse bei der Krankenkasse des Pflegebedürftigen, nicht bei Ihrer eigenen. Die Nummer steht auf der Gesundheitskarte. Bei privat Versicherten läuft der Antrag über die private Krankenversicherung, die Begutachtung übernimmt dort Medicproof statt des Medizinischen Dienstes. Der Ablauf und die Maßstäbe sind dieselben.

So stellen Sie den formlosen Antrag

Es gibt drei Wege, und alle drei sind gleich gültig.

Per Telefon. Der schnellste Weg. Rufen Sie die Pflegekasse an und sagen Sie, dass Sie Leistungen aus der Pflegeversicherung beantragen möchten. Die Kasse nimmt den Antrag auf und schickt Unterlagen. Notieren Sie sich sofort Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, mit der Sie gesprochen haben. Diese Notiz ist Ihr Nachweis, falls später über das Eingangsdatum gestritten wird.

Per Brief. Der sicherste Weg, weil er einen Beleg erzeugt. Drei Sätze genügen. Wenn Sie ganz sicher sein wollen, schicken Sie ihn als Einschreiben oder faxen ihn mit Sendebericht.

Online oder per E-Mail. Viele Kassen haben inzwischen ein Antragsformular im Kundenportal oder in ihrer App. Das ist bequem und erzeugt automatisch einen Eingangsnachweis. Eine normale E-Mail funktioniert ebenfalls, achten Sie darauf, dass Sie die Versichertennummer angeben.

Was Sie in keinem Fall tun müssen: warten, bis Arztberichte vorliegen, bis die Diagnose gesichert ist oder bis die Familie sich einig ist. Der Antrag eröffnet nur das Verfahren. Er verpflichtet zu nichts, und er lässt sich auch zurückziehen.

Musterformulierung für den formlosen Antrag

Diesen Text können Sie abschreiben, abtippen oder in eine E-Mail kopieren. Mehr braucht es nicht.

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich Leistungen aus der gesetzlichen Pflegeversicherung und die Feststellung eines Pflegegrades für meine Mutter, Frau Erika Beispiel, geboren am 4. März 1946, wohnhaft Beispielweg 7, 12345 Beispielstadt, Versichertennummer A123456789.

Frau Beispiel wird zu Hause von mir und meiner Schwester versorgt. Bitte veranlassen Sie die Begutachtung und senden Sie mir die erforderlichen Unterlagen zu. Ich bitte außerdem um eine schriftliche Bestätigung des Eingangs dieses Antrags.

Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie als Angehöriger schreiben, legen Sie die Vollmacht bei oder lassen Sie den Brief von der pflegebedürftigen Person mit unterschreiben. Die Bitte um eine Eingangsbestätigung kostet nichts und ist später Gold wert.

Für Verhinderungspflege, den Entlastungsbetrag oder andere einzelne Leistungen brauchen Sie später eigene Anträge. Dieser erste Antrag betrifft nur die Frage, ob und welcher Pflegegrad festgestellt wird.

Erstantrag, Höherstufung und Eilfälle

Nicht jeder Antrag ist ein Erstantrag, und die Wege unterscheiden sich in Kleinigkeiten, die praktisch wichtig sind.

Beim Erstantrag besteht noch kein Pflegegrad. Es ist der Fall, den diese Seite beschreibt: formloser Antrag, Formular, Begutachtung, Bescheid.

Bei einer Höherstufung besteht schon ein Pflegegrad, der Zustand hat sich aber verschlechtert. Der Weg ist identisch, Sie beantragen eine neue Begutachtung wegen veränderter Pflegesituation. Begründen Sie kurz, was sich konkret geändert hat, zum Beispiel ein Sturz mit Folgen, eine neue Diagnose oder dass die Nächte seit einigen Monaten unruhig sind. Eine Höherstufung wirkt ebenfalls erst ab dem Monat des neuen Antrags, nicht ab dem Zeitpunkt der Verschlechterung. Auch hier gilt deshalb: früh beantragen, nicht abwarten, ob es von allein besser wird.

Beim Eilfall liegt die pflegebedürftige Person im Krankenhaus, in der stationären Reha oder in einem Hospiz, wird ambulant palliativ versorgt, oder ein Angehöriger hat beim Arbeitgeber Pflegezeit oder Familienpflegezeit angekündigt. Dann gilt eine verkürzte Begutachtungsfrist von fünf Arbeitstagen in der Einrichtung und von zehn Arbeitstagen bei Pflege zu Hause, und die Begutachtung findet noch in der Klinik statt. Der schnellste Weg führt über den Sozialdienst des Hauses: Er kennt die Abläufe, hat die Formulare im Schrank und stellt den Kontakt zur Kasse her. Nutzen Sie das, solange Ihr Angehöriger noch dort liegt. Nach der Entlassung ist derselbe Vorgang deutlich mühsamer.

Eine Ablehnung aus der Vergangenheit hindert Sie nicht. Sie können jederzeit neu beantragen, wenn sich die Situation verändert hat. Das ist ein anderer Weg als der Widerspruch: Der Widerspruch greift den alten Bescheid an und muss innerhalb eines Monats kommen, der neue Antrag bewertet die heutige Lage und ist an keine Frist gebunden.

Was nach dem Antrag passiert

Der Ablauf ist bei allen Kassen ähnlich.

Innerhalb weniger Tage kommt Post. Meist ein mehrseitiges Formular, in dem Sie Angaben zur Wohnsituation, zu den behandelnden Ärzten, zu Hilfsmitteln und zu einem bereits beteiligten Pflegedienst machen. Füllen Sie es vollständig aus und schicken Sie es zurück. Lassen Sie keine Felder frei, die Sie beantworten können, und tragen Sie alle Ärzte ein: Der Medizinische Dienst soll die behandelnden Ärzte nach § 18a Abs. 9 SGB XI mit Ihrer Einwilligung in die Begutachtung einbeziehen und Befunde einholen. Je vollständiger dieses Bild ist, desto weniger hängt am Hausbesuch allein.

Im gleichen Schreiben steht meist der Hinweis auf die Pflegeberatung nach § 7a SGB XI. Nehmen Sie sie an. Sie ist gesetzlich kostenlos, sie ist unabhängig vom Ergebnis der Begutachtung und sie wird von Menschen gemacht, die den Ablauf hundertmal gesehen haben. Noch unabhängiger beraten die Pflegestützpunkte, die es in fast jedem Landkreis gibt, und die Sozialverbände.

Dann meldet sich der Medizinische Dienst, um einen Termin für den Hausbesuch zu vereinbaren. Dieser Termin wird angekündigt, niemand steht unangemeldet vor der Tür. Wenn der vorgeschlagene Tag nicht passt, weil Sie arbeiten oder weil keine zweite Person dabei sein kann, verschieben Sie ihn. Das ist normal und kostet nur wenige Tage.

Nach dem Besuch schreibt die Gutachterin oder der Gutachter das Gutachten und schickt es an die Pflegekasse. Die Kasse entscheidet, nicht der Medizinische Dienst. Formal ist das Gutachten nur eine Empfehlung, in der Praxis folgen die Kassen ihr fast immer.

Zuletzt kommt der Bescheid: ein Schreiben mit dem festgestellten Pflegegrad, dem Datum, ab dem er gilt, und einer Rechtsbehelfsbelehrung. Das vollständige Gutachten muss die Kasse nach § 18c Abs. 2 SGB XI zusammen mit dem Bescheid übersenden, es sei denn, Sie haben der Übersendung widersprochen. Liegt es trotzdem nicht bei, fordern Sie es an. Sie können es auch später noch verlangen.

Welche Angaben die Pflegekasse von Ihnen braucht

Das Formular, das nach dem Antrag kommt, unterscheidet sich von Kasse zu Kasse im Layout, nicht im Inhalt. Gefragt wird im Kern immer nach denselben Punkten, und es lohnt sich, sie vorher zusammenzutragen.

• Angaben zur Person und Versichertennummer. Steht auf der Gesundheitskarte.
• Wohnsituation. Wohnt die Person allein, mit dem Partner, bei den Kindern, in einer Wohngruppe oder im Heim. Stockwerk und ob es einen Aufzug gibt, weil daran hängt, wie weit sie noch aus dem Haus kommt.
• Wer pflegt. Namen und Telefonnummern der Angehörigen, die regelmäßig helfen, und ob ein Pflegedienst beteiligt ist.
• Behandelnde Ärzte. Hausarzt und alle Fachärzte, mit Adresse. Tragen Sie hier alle ein, die Sie kennen, auch die, bei denen der letzte Termin länger zurückliegt.
• Hilfsmittel. Rollator, Rollstuhl, Pflegebett, Hausnotruf, Hörgeräte, Inkontinenzmaterial.
• Bisherige Bescheide. Grad der Behinderung, früherer Pflegegrad, laufende Reha Maßnahmen.
• Gewünschte Leistungsart. Pflegegeld bei Pflege durch Angehörige, Sachleistung bei Pflege durch einen Dienst, oder eine Kombination aus beidem. Diese Wahl können Sie später ändern, sie ist keine Entscheidung für immer.

Wenn Sie an einer Stelle unsicher sind, lassen Sie das Feld nicht leer, sondern schreiben Sie dazu, was zutrifft. Ein Satz am Rand ist für die Bearbeitung besser als eine Lücke, die zu einer Rückfrage und damit zu Wochen Verzögerung führt.

Welche Fristen gelten

Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Arten von Fristen: Die eine betrifft die schriftliche Entscheidung der Pflegekasse, die andere den Termin der Begutachtung.

Zur Regelfrist von 25 Arbeitstagen gehören zwei Hinweise, die in Beratungsgesprächen regelmäßig fehlen. Erstens: Arbeitstage sind keine Kalendertage. Fünf Wochen reale Wartezeit können die Frist noch einhalten. Zweitens: Wenn die Kasse eine dieser Fristen überschreitet und die Verzögerung zu vertreten hat, muss sie Ihnen nach § 18c Abs. 5 SGB XI für jede begonnene Woche der Fristüberschreitung eine Entschädigung zahlen. Das Gesetz verpflichtet die Kasse, von sich aus zu zahlen, ohne dass Sie etwas beantragen müssen. Kommt die Zahlung trotzdem nicht, fordern Sie sie schriftlich ein, am besten mit dem Datum des Antragseingangs und dem Datum des Bescheids.

Die Entschädigung entfällt, wenn die Kasse die Verzögerung nicht zu vertreten hat, etwa weil Sie einen Begutachtungstermin selbst verschoben haben oder weil angeforderte Unterlagen fehlten. Das ist der häufigste Grund, warum sie am Ende nicht in Betracht kommt.

Der Begutachtungstermin

Der Hausbesuch dauert meist 45 bis 60 Minuten. Bewertet wird nicht die Krankheit, sondern die Selbstständigkeit im Alltag. Dafür gibt es sechs Lebensbereiche, die unterschiedlich stark zählen.

Aus den gewichteten Punkten ergibt sich der Pflegegrad: ab 12,5 Punkten Pflegegrad 1, ab 27 Punkten Pflegegrad 2, ab 47,5 Punkten Pflegegrad 3, ab 70 Punkten Pflegegrad 4 und ab 90 Punkten Pflegegrad 5. Wie die Punkte im Einzelnen zustande kommen, steht in der Pflegegrad Punktetabelle, und wie der Termin selbst abläuft, lesen Sie unter Begutachtung Pflegegrad Ablauf.

Drei Dinge entscheiden an diesem Tag mehr als alles andere:

1. Es ist jemand dabei. Viele Pflegebedürftige beschönigen, weil sie sich nicht als hilflos darstellen wollen. Eine zweite Person im Raum korrigiert das freundlich und erinnert an Dinge, die vergessen werden.
2. Der Alltag wird so geschildert, wie er an schlechten Tagen aussieht. Nicht übertrieben, sondern vollständig. Die Nacht gehört dazu, das Erinnern an Tabletten, das mehrfache Nachfragen, die 25 Minuten für das Anziehen.
3. Die Unterlagen liegen bereit. Medikamentenplan, aktuelle Arztberichte, Entlassungsbriefe, Liste der Hilfsmittel, Schwerbehindertenausweis und, wenn vorhanden, das Pflegetagebuch.

Der Bescheid und was Sie damit bekommen

Steht der Pflegegrad fest, stehen damit auch die Leistungen fest. Bei Pflege zu Hause durch Angehörige zahlt die Pflegekasse Pflegegeld: 347 Euro im Monat bei Pflegegrad 2, 599 Euro bei Pflegegrad 3, 800 Euro bei Pflegegrad 4 und 990 Euro bei Pflegegrad 5. Pflegegrad 1 enthält kein Pflegegeld.

Unabhängig vom Grad gibt es ab Pflegegrad 1 den Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat sowie bis zu 42 Euro im Monat für Pflegehilfsmittel zum Verbrauch, also Handschuhe, Betteinlagen und Desinfektionsmittel. Ab Pflegegrad 2 steht ein gemeinsamer Jahresbetrag von 3.539 Euro für Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege zur Verfügung, mit dem Sie eine Vertretung oder einen Heimplatz auf Zeit finanzieren können.

Welche dieser Leistungen in Ihrer Situation zusammenpassen, können Sie mit dem Leistungs-Check durchgehen. Er rechnet mit denselben Beträgen und nennt für jede Leistung den Weg, über den Sie sie beantragen.

Wenn der Pflegegrad niedriger ausfällt als erwartet

Es passiert häufig, dass der festgestellte Grad niedriger ist als erwartet, und besonders häufig bei Demenz, weil körperlich noch viel allein gelingt. Dagegen gibt es den Widerspruch.

Die Frist beträgt einen Monat ab Zugang des Bescheids und sie ist hart. Ein Tag zu spät, und der Bescheid steht. Legen Sie den Widerspruch deshalb lieber sofort und kurz ein. Es genügt der Satz, dass Sie gegen den Bescheid vom Datum X Widerspruch einlegen und die Begründung nachreichen. Die inhaltliche Arbeit kommt danach.

Nehmen Sie dann das vollständige Gutachten zur Hand, das dem Bescheid beiliegt, und lesen Sie es Modul für Modul. Suchen Sie nach Stellen, an denen etwas als selbstständig bewertet wurde, das tatsächlich nur mit Anleitung oder Nachbesserung funktioniert. Genau diese Abweichungen sind Ihre Begründung, und sie sind deutlich leichter zu belegen, wenn Sie währenddessen Notizen geführt haben.

Eine individuelle Prüfung Ihres Bescheids leisten wir nicht, das darf und kann eine Website nicht. Lassen Sie den Widerspruch von jemandem ansehen, der das beruflich macht: Sozialverbände wie der VdK oder der SoVD begleiten Widerspruchsverfahren für ihre Mitglieder, Pflegestützpunkte beraten kostenlos, und Fachanwälte für Sozialrecht übernehmen den Fall, wenn es bis zum Sozialgericht geht. Wie ein Widerspruch aufgebaut wird, steht ausführlich unter Pflegegrad Widerspruch.

Worauf Sie achten müssen und was nicht geht

Ein paar Dinge erleben Familien regelmäßig als Enttäuschung, weil sie vorher anders erwartet wurden.

Rückwirkend vor den Antrag gibt es nichts. Auch wenn die Pflegebedürftigkeit nachweislich seit einem Jahr besteht, zahlt die Kasse erst ab dem Monat des Antragseingangs. Pflege, die vorher geleistet wurde, wird nicht nachträglich vergütet.

Der Pflegegrad folgt nicht aus der Diagnose. Eine schwere Erkrankung oder ein hoher Grad der Behinderung führt nicht automatisch zu einem hohen Pflegegrad. Bewertet wird allein, wie selbstständig der Alltag noch gelingt. Das ist für viele schwer nachvollziehbar und der häufigste Grund für Enttäuschung beim Bescheid.

Es gibt keine Garantie und keine Abkürzung. Kein Dienst und kein Produkt kann einen Pflegegrad zusagen. Wer das verspricht, verspricht etwas, worüber er nicht entscheidet. Was sich beeinflussen lässt, ist allein die Vollständigkeit dessen, was beim Termin zur Sprache kommt.

Antrag und Beratung kosten nichts. Die Pflegeberatung nach § 7a SGB XI ist gesetzlich kostenlos, die Pflegestützpunkte beraten kostenfrei, und die Verbraucherzentralen bieten Musterbriefe gratis an. Prüfen Sie immer zuerst diese Wege, bevor Sie irgendwo Geld ausgeben.

Wie Sie sich bis zum Termin vorbereiten

Zwischen Antrag und Hausbesuch liegen meist zwei bis fünf Wochen. Diese Zeit ist der eigentliche Hebel, denn sie entscheidet darüber, wie vollständig Sie im Gespräch sind.

Der wirksamste Weg ist einfach: Schreiben Sie 14 Tage lang abends auf, wobei Sie geholfen haben, wie oft und wie lange. Nicht als Pflichtübung, sondern weil im Termin fast jeder Angehörige dieselbe Erfahrung macht. Man sitzt am Tisch, soll den Alltag beschreiben und nennt die Hälfte nicht, weil sie selbstverständlich geworden ist. Das nächtliche Aufstehen. Das dritte Erinnern an die Tabletten. Die Kleidung, die man heimlich noch einmal richtet.

Unser Pflegetagebuch ist dafür gemacht: kostenlos, ohne Anmeldung, es läuft im Browser und speichert die Einträge nur auf Ihrem eigenen Gerät. Am Ende drucken Sie eine Zusammenfassung aus, die bereits nach den sechs Lebensbereichen sortiert ist. Es geht aber genauso mit einem Blatt Papier am Kühlschrank, und eine Vorlage zum Ausdrucken finden Sie unter Pflegetagebuch Vorlage. Wichtig ist nur, dass täglich eingetragen wird und dass die schlechten Tage drinstehen.

Legen Sie parallel eine Mappe mit allen Unterlagen an, die oben für den Termin genannt sind. Alles an einem Ort, damit Sie am Termintag nicht suchen und nichts erst aus einer Schublade holen müssen.

Und klären Sie früh, wer beim Termin dabei ist. Wenn Sie an dem Tag arbeiten müssen, verschieben Sie ihn lieber um eine Woche, als ihn allein stattfinden zu lassen. Ein Termin ohne Angehörige ist der häufigste vermeidbare Fehler im ganzen Verfahren, denn genau die Hilfen, die Sie leisten, kennt niemand außer Ihnen.

Was sich 2027 ändern könnte

Derzeit wird im Bundestag das Pflegeneuordnungsgesetz beraten, oft kurz PNOG genannt. Das Kabinett hat den Entwurf am 30. September 2026 beschlossen, die erste Lesung ist für den 5. November 2026 vorgesehen, die zweite und dritte Lesung für den 11. Dezember 2026 und der Bundesrat für den 18. Dezember 2026. Geplantes Inkrafttreten ist der 1. Januar 2027.

Wichtig dabei: Das Gesetz ist noch nicht beschlossen. Alles, was derzeit dazu zu lesen ist, ist Entwurfsstand und kann sich im parlamentarischen Verfahren noch ändern. Für Ihren Antrag heute gilt das aktuelle Recht, und auch das ist ein Argument dafür, jetzt zu beantragen und nicht auf eine Reform zu warten. Den Stand des Verfahrens halten wir unter Pflegereform 2027 fortlaufend aktuell.